Manejar dinero en efectivo exige que la empresa tome precauciones

Todas las empresas deben tener una política clara para manejar adecuadamente el dinero en efectivo. Foto: iStock, Getty Images
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Hoy en día, casi todas las transacciones financieras se pueden hacer por medios electrónicos. Pero, especialmente para quien trabaja en el comercio directo con el consumidor final, manejar dinero en efectivo es una realidad cotidiana que exige una serie de cuidados por parte del empresario para que no se convierta en un dolor de cabeza. A continuación, conoce algunos consejos para tratar este tema.

Pagos con dinero en efectivo

Por mucho que las tarjetas de crédito y chequeras sean ampliamente difundidas, mucha gente aún trabaja sólo con dinero en efectivo a la hora de hacer el pago de facturas o al realizar compras diarias.

Para manejar estas dos cuestiones, es bueno crear un sistema de contabilidad, que puede ser una planilla de Excel o utilizar aplicaciones financieras especializadas, para monitorear todos los «fondos no depositados» de tu negocio.

El objetivo es que no te pierdas en las cuentas, pero también facilitar tu vida y permitir que hagas sólo un gran depósito de vez en cuando y no necesites ir al banco todo el tiempo para hacer pequeños depósitos.

Dinero en efectivo para reembolsos y gastos

No solamente el comercio debe tener este tipo de preocupación. Aún la empresas que en el día a día no tratan directamente con recibos y pagos deben prepararse para manejar dinero en efectivo. Es preferible crear reglas claras, ampliamente divulgadas a todos los empleados.

Muchos negocios mantienen una pequeña cantidad de dinero en efectivo a la mano para gastos cotidianos, que no pueden ser pagados con cheque o tarjeta de crédito.

Un ejemplo de esto es el reembolso para un empleado que tomó un taxi para realizar un trámite laboral y pagó con su propio dinero. Otro motivo puede ser el pago por una entrega que sólo acepta dinero en efectivo.

Para estos y otros gastos, es importante mantener un volumen constante de billetes. Es decir, establece una suma y cuando retires una cuantía reabastece esta cuenta, para que esta no se quede sin fondos. Acuérdate de mantener siempre la contabilidad de estos gastos.

Es interesante establecer políticas internas para tratar con dinero en efectivo, como estipular un límite para desembolsos, reembolsar sólo gastos directamente conectados al trabajo y crear un sistema de vouchers, en el que el reembolso sólo se haga presentando los recibos.

Medidas de seguridad

Tratar con dinero en efectivo requiere adoptar medidas de seguridad para evitar asaltos y desvíos de plata por parte de empleados, por más confianza que tengas en tus recursos humanos, este es siempre un riesgo que puede evitarse. Una primera medida es la instalación de una caja fuerte, en la que pueda ser almacenada la mayor parte del dinero en efectivo, a la cual sólo el propietario y personas de máxima confianza tengan acceso.

Además, considera instalar junto al cajero una alarma, botón de seguridad y espejos convexos (para que sea posible observar la acción de posibles asaltantes dentro de tu negocio) para evitar la acción de criminales.

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