Flujo de caja: cómo administrar plazos de cobros y pagos

Puede resultar difícil para las pequeñas y las medianas empresas crear un flujo de caja que atienda las demandas de los pagos y los costos mensuales. La ausencia de control financiero es uno de los principales motivos que conducen a micro y pequeñas empresas a cerrar sus puertas. No hay preocupación constante en crear un flujo de caja consistente; entonces, cuando la caja se agota, puede ser demasiado tarde para revertir la situación. Según Marlon Moura, consultor financiero de Finanzas al Día, eso ocurre porque se deja de lado el planeamiento financiero cuando el emprendedor proyecta la idea de iniciar su propio negocio. Normalmente, el empresario ya cuenta con cierta experiencia en el área del negocio que va a desarrollar o, cuando no es así, posee formación técnica relacionada con el área que será emprendida. Y entonces, olvida las finanzas. Para delinear estas cuestiones, de acuerdo con Luis Fernando Moreira, director del Grupo Zinnermann Consultora, lo mejor es mantener siempre la documentación al día, pues será la fuente de información para alimentar el flujo de caja y los pagos. Después, implementar el flujo de caja y usarlo para la toma de decisiones de la empresa. Además, el personal especializado es fundamental: “contar con profesionales capacitados, o contratar asesoría especializada es una buena medida para controlar el flujo de caja”, explica.

Lo que no debes hacer con respecto a los pagos

Algunas actitudes deben evitarse, a fin de no perjudicar el flujo de caja y, por ende de pagos. Para Moreira, el emprendedor jamás debe dejar de controlar sus entradas y salidas. “Es preciso analizar sistemáticamente el flujo de caja”, advierte. Además, se debe verificar si el precio del producto o servicio condice con aquello que dicta el mercado en la práctica. Para Moura, el “efecto dominó” generado por la demora en los pagos de servicios prestados, por ejemplo, impacta directamente en el flujo de caja. La demora en la prestación del servicio y la entrega de productos están relacionadas: “¿cómo la empresa va a percibir cobros del cliente si la entrega está demorada?”, pregunta. Moura advierte, además, que en muchas ocasiones la gestión de la caja también puede ser un reflejo de la mala gestión de la propia empresa.

Consejos para enfrentar mejor los pagos

De acuerdo con Marlon Moura, consultor financiero de Finanzas al Día, y Luis Fernando Moreira, director del Grupo Zimmermann Consultora puedes tener en cuenta algunos consejos para que la empresa obtenga una maleabilidad financiera que te permita ajustar los pagos y controlar el flujo de caja.

Conoce aquí ocho de ellos:

1. Proyectar todos los cobros y pagos para los próximos 12 meses, teniendo en cuenta cuestiones como la estacionalidad del producto o servicio, el incumplimiento, la rotación de personal y los impuestos como tasas, inmobiliario, seguros, etc.
2. Analizar semanalmente los números “realizado versus proyectado”, para tomar acciones correctivas, si fuera necesario.
3. Seguir semanalmente lo que fue planeado.
4. En las proyecciones, crear diferentes escenarios, considerando menos cobros o pagos extras, para ver cómo se comporta el saldo final de la caja.
5. Crear un pequeño fondo de reservas para vacaciones, aguinaldos y rescisiones.
6. Mantener el flujo de caja siempre actualizado.
7. Procurar no buscar recursos en instituciones financieras, pues además de encarecer el producto o servicio, ajustará el flujo de caja.
8. Vender en el menor plazo posible, dentro de lo que el mercado permita, y comprar a mayor plazo, con el menor interés posible.