Tarjetas corporativas: Entérate cuándo y cómo adoptar

Es cada vez más común que las empresas ofrezcan tarjetas corporativas a sus empleados y ejecutivos. Se trata de una importante herramienta que puede traer muchos beneficios, pero atención: su uso también requiere algunos cuidados por parte del empresario y del empleado.

Ventajas de las tarjetas corporativas

Las tarjetas corporativas tienen muchos usos: pagar gastos de viajes de los empleados, alimentación e incluso comprar artículos para la oficina. Sin embargo, si no hay control por parte de la empresa responsable, esta forma de pago puede ocasionar varios dolores de cabeza al empresario.

El uso de las tarjetas corporativas permite generar informes personalizados que facilitan la contabilidad y el control de gastos. Por ello, sirven para conocer el destino del dinero, quién está gastando cuánto y de qué manera, etc.

En una empresa grande, donde no siempre es posible tener un control detallado, es una herramienta muy útil, pues reporta un conocimiento mayor sobre los gastos, tanto de los empresarios como de los empleados.

Tarjeta corporativa, cuándo extender el beneficio

Una vez que decides poner a disposición de tus empleados una tarjeta corporativa, será necesario un tiempo de adaptación para verificar si el beneficio funcionó o si sólo trajo dolor de cabeza a la administración.

Si de hecho hubo una mejoría, podrás preguntarte si debes extender el beneficio a otros empleados. Pero, ¿cómo y cuándo tomar esta decisión?

La columnista de temas empresariales Elaine Pofeldt sostiene, en un artículo para el portal Credit Cards, que distribuir muchas tarjetas de crédito corporativo, especialmente cuando la empresa es pequeña, puede transformarse en un gran dolor de cabeza.

Como el propietario de la empresa normalmente es el titular de las tarjetas, se recomienda cautela en la distribución. De acuerdo con la especialista, el primer paso es tener la seguridad de que estás haciendo un buen negocio para la empresa, independientemente de la modalidad de tarjeta elegida.

Si aumentas el número de tarjetas (lo que también aumentará el valor de los gastos), probablemente obtendrás mejores resultados con tu programa de recompensas. Sin embargo, debes evaluar si esto compensa los valores gastados.

Otro consejo de la columnista es analizar separadamente cada caso: un representante de ventas que viaja usando sólo su tarjeta personal y que tiene que esperar por el reembolso de la empresa puede sentirse perjudicado. En ese caso, la tarjeta corporativa puede ser una solución.

A la vez, no vale la pena darle una tarjeta corporativa a un empleado que casi no hace compras para la empresa, pues puede dificultar el control y perjudicar el presupuesto. Lo mejor será un volumen de tarjetas que facilite las cosas tanto al empresario como a los colaboradores.

Tarjeta para pequeñas empresas

La startup norteamericana Bento creó una tarjeta prepaga especialmente para pequeñas empresas. Junto con Mastercard, esta tarjeta se propone ayudar en la administración de los gastos de los empleados.

A diferencia de la tarjeta corporativa tradicional, Bento funciona como una tarjeta de débito, permitiendo que el empresario establezca un límite de gastos por día, por semana o por mes para sus empleados.

Bento Mastercard también permite que los empresarios puedan controlar en cuáles negocios el empleado puede usar la tarjeta: por ejemplo, se habilita la tarjeta para la gasolina del auto de la empresa, pero no se  permite usarla en establecimientos que no estén vinculados con el uso para el trabajo.