¿Qué es un Town Hall meeting?

Las empresas deben caracterizarse por mostrar una imagen cercana y de preocupación por el trabajador. Conocer las impresiones y opiniones de tus empleados es muy importante a la hora de desarrollar futuros planes de negocio, crear iniciativas y sobre todo, evitar posibles conflictos en la empresa. Una buena herramienta para ello es organizar un town hall meeting.

Los town hall meetings son reuniones (online o presenciales) en las que los directivos (o dueños de las empresas) hablan delante de todos sus empleados y colaboradores. También se incluye un tiempo para crear espacios de debate y escuchar las impresiones y opiniones de los trabajadores. El objetivo principal debe ser siempre que los equipos que conforman la empresa tengan voz y que sus puntos de vista sean escuchados de manera directa, lo que ayuda a crear un ambiente de transparencia. Esta puede ser una experiencia muy enriquecedora para todos.

5 claves para organizar un Town Hall meeting

1. Define tus objetivos

Prepara tu intervención y ten claro lo que quieres transmitir a tus empleados. Estas reuniones son un encuentro con mucho feedback en ambas direcciones. Por eso, procura tratar temas que te preocupen y que puedan ser de interés para los trabajadores.

2. Mantén una postura abierta a opiniones y tómate tu tiempo para analizarlas

Recuerda que el objetivo principal es escuchar a los diferentes equipos. Así que procura crear un clima que incite a expresar sus opiniones e inquietudes. Procura ser receptivo y asume tanto elogios como críticas. Si te preguntan, responde siempre con sinceridad. Si hay algo para lo que no tengas respuesta, haz ver que se va a trabajar todo lo posible por conseguirla. Eso sí, procura no comprometerte en exceso o no tomar decisiones en estas reuniones. Valora todas las propuestas y analízalas con calma una vez finalizado el evento. Recuerda que se trata de mejorar, no de reaccionar instantáneamente.

3. Procura dejar espacio para trivialidades

No enfoques esta reunión al 100% en temas estratégicos, económicos o de negocio. Si quieres mantener la atención de tus empleados y hacer el evento más llevadero, comparte también historias, actividades o temas triviales (siempre y cuando sean adecuados) o deja que sean tus propios empleados los que también participen de esta manera.

4. Finaliza la reunión con elementos positivos

Un buen sabor de boca al acabar es fundamental para que estas iniciativas sean recibidas de manera agradable y positiva. Acaba la reunión con buenas noticias, celebraciones, cumpleaños, aniversarios, reconocimientos, etc…

5. Guarda un resumen del evento y difúndelo posteriormente

Procura que todas las personas de tu empresa (asistentes y ausentes) reciban la información que se trató en esta reunión. Esto es muy útil para comunicar cambios o directrices estratégicas y garantizar que todos han quedado al tanto de ellos.