Descubre cómo conducir una reunión sin perder el tiempo

Mucha conversación, análisis profundo de datos, largos debates y prácticamente ningún resultado. No es necesario ser veterano en el mundo corporativo para identificar una reunión improductiva, no saber conducir una reunión puede tomar horas preciosas de un día de trabajo. En este artículo, conocerás la técnicas para liderar los encuentros sin perder el tiempo, priorizando soluciones.

Qué esperar de las reuniones

Sentados en una mesa redonda, los integrantes del equipo buscan soluciones a un problema puntual de la empresa. Los números están proyectados en la pared, pero nadie parece entenderse. En determinado momento de la reunión, te cuestionas si el tema en discusión es el mismo para todos. Surge, entonces, la inevitable sensación de que podrías estar produciendo más en otro lugar. ¿Esto te suena familiar?

De acuerdo con un estudio realizado por Centre for Economics & Business Research, de Reino Unido, quien trabaja en oficinas gasta en promedio cuatro horas semanales en reuniones. Los entrevistados también respondieron que más de la mitad de este tiempo es desperdiciado.

Para entender cómo conducir una reunión de forma eficiente, sin perder el tiempo, es necesario comprender el propósito básico de estos encuentros: tomar decisiones en grupo. Además, cabe recordar que, en muchas empresas, la reunión es el único momento en la rutina de trabajo en que el equipo se junta para evaluar el desempeño y proyectar resultados.

Cinco consejos para conducir una reunión sin perder el tiempo

Estableciendo este concepto básico, es posible señalar algunas técnicas para disminuir el desperdicio de tiempo y aumentar la efectividad de los encuentros:

• Establecer los temas previamente: para la consultora empresarial Barbara Pachter, autora del libro Etiqueta y estilo en los negocios (The Essentials of Business Etiquette: How to Greet, Eat, and Tweet Your Way to Success), el consejo principal es crear temas de discusión previamente. ‘El líder de la reunión debe enviar anticipadamente a los participantes los puntos a discutir. Así, cada persona sabe por adelantado su papel en el encuentro, y puede preparar mejor las contribuciones’.
• Mirar el reloj: La consultora dice que el líder para conducir una reunión debe estar atento al horario y a los puntos que están en discusión, para que el asunto no se desvíe. ‘Si los participantes comienzan a discutir acerca de factores que no son relevantes para el encuentro, el líder puede y debe interrumpir, pidiendo que los asuntos previstos sean retomados’, explica.
• Analizar resultados: ¿has llegado al resultado que deseabas? ¿Cuánto falta para encontrar una decisión? Evalúa el progreso constantemente para descubrir cuándo es necesario intervenir, conduciendo a los integrantes a la búsqueda de soluciones.
• Restringir el número de participantes: Al convocar a los participantes a la reunión, busca evaluar los perfiles con anticipación, dando prioridad a los colaboradores que pueden contribuir efectivamente con el resultado final. Cantidad, en este caso, no significa calidad, y mucho menos eficiencia.
• Eliminar hábitos nocivos: Finalmente, cabe recordar que la objetividad es la palabra de oro en el momento de conducir una reunión. Todos tienen asuntos importantes a tratar fuera de la sala de reuniones, entonces es aconsejable que las introducciones extensas y las charlas repetitivas sean eliminadas. Solicita que los integrantes expongan sus ideas de forma sucinta, para llegar al mejor resultado sin perder el tiempo.