6 claves para preparar una conferencia de prensa

Las conferencias de prensa son herramientas fundamentales para atraer la atención y conectar con los medios de comunicación. Ya sean para anunciar algo o gestionar una crisis que haya tenido lugar. 

Comunicarte con tu público y cuidar la imagen que tanto tus clientes como tus socios tienen de la empresa, es una de las partes más importantes a la hora de llevar un negocio. Casi tanto como los medios de producción o el propio producto que comercialices. 

Por eso, este tipo de eventos requieren mucha preparación y te queremos ayudar dándote una serie de consejos para realizarlos de la manera más correcta y profesional posible.

Objetivo de la conferencia

Lo primero es tener claro qué se quiere comunicar y por qué. Así como el grado de importancia de la noticia que quieras dar. Elige cuidadosamente las palabras a la hora de escribir un titular que sea tanto impactante, como útil de cara a tu objetivo.

Timing

Cuándo decir algo es tan importante como qué decir. Pon atención a que la fecha sea adecuada y por supuesto, que no coincida con festivos o jornadas electorales. También, si tus medios de comunicación objetivo son mensuales o quincenales, piensa en sus fechas de cierre para que los periodistas puedan planificarlo y salga exactamente cuando quieras.

Medios de comunicación

Si no dispones de una base de datos de medios o periodistas, lo primero será hacerte con una. Para así asegurarte que tu comunicación le llega al público objetivo que quieres. Ten en cuenta qué profesional lleva la información de cada sección para cuadrar cuál es la que más se ajusta a tus necesidades. También está bien que lo planifiques con (al menos) dos semanas de antelación para que les de tiempo a organizarse y confirmar la asistencia si así lo deseas.

Materiales de apoyo

Sea cual sea el tipo de comunicación que realizas, es recomendable tener materiales de apoyo que te sirvan como complemento. No solo el comunicado de empresa en sí, también aporta mucho tener un media kit preparado o adjuntar informes, presentaciones, documentos de contexto, información sobre tu empresa, etc… Si además, va a ser en retransmitida por medios corporativos, prepara cuidadosamente las herramientas que vayas a utilizar para la retransmisión y asegúrate de que todos los equipos funcionan correctamente.

Estructura de la conferencia

Como todo evento público, tiene que tener una programación establecida. Sobre todo si cuentas con más de un ponente o quieres mostrar varios temas diferentes. Valora también si necesitas un moderador o un jefe de prensa para coordinar las intervenciones y recuerda que se trata de ser lo más breve posible. Como recomendación, es mejor que no pase de los 45-60 minutos y ten en cuenta que es muy beneficioso que también dejes una ronda de preguntas y respuestas para la prensa.

Evaluación de resultados y seguimiento

Una vez realizada la conferencia de prensa es muy importante prestar atención a la repercusión que ha obtenido. Analizar cuáles han sido los medios que mejor han funcionado, tanto a nivel de visitas como de imagen de tu empresa.

Internamente, también debes valorar cuáles han sido los puntos fuertes y en los que necesitas mejorar de cara a futuro.

Con todo esto, esperamos que tengas claro los pasos y que te salga lo mejor posbile.