Aprende 5 formas de priorizar tareas

Todos saben que es necesario elegir prioridades o priorizar para alcanzar los resultados deseados. No sólo en los negocios, también en los objetivos personales, una buena planificación requiere que algunas acciones sean realizadas primero. Pero si la lista de prioridades es larga, eso significa que algo está errado. Al final de cuentas, ¿tú sabes cómo priorizar con sabiduría?

El Project Management Institute (PMI), entidad global dedicada al desarrollo de los negocios, publicó un estudio que indica que el 64% de las empresas utilizan técnicas de gestión de riesgo y el establecimiento de prioridades es una  de estas. Priorizar obliga a conversar sobre los costos.

La web InfoQ divulgó un artículo de Tirrell Payton sobre este tema, en el que señala que “cuando todo es alta prioridad, nada es alta prioridad”. La coach española Aida Baida Gil también parte de este principio y da un consejo para aprender a priorizar. “Pregúntate lo qué elegirías si solo pudieras  hacer una sola cosa”, afirma.

Consejos para priorizar

1. Clasifica lo que es urgente e importante

El autor Stephen Covey, que escribe literatura dedicada al público empresarial, aconseja dividir las prioridades en cuatro niveles diferentes: importantes y urgentes, importantes no urgentes, urgentes no importantes y no importantes y no urgentes.

Para que no te sobrecargues, lo mejor es comenzar por el segundo grupo. Después de todo, quién puede resolver las cosas importantes de antemano nunca tendrá elementos en el primer grupo. Sin embargo, si ya estás en el primero, debes comenzar por ahí.

2. Evalúa las consecuencias

Revisar  las acciones que traigan beneficios y mejores resultados es un gran entrenamiento para aprender a priorizar. Pregúntate: “de todas las acciones que he elegido como prioridad, ¿cuáles de esas traerán beneficios para la empresa de inmediato?”.

Así sabrás decidir entre contratar un nuevo profesional para aumentar la producción, ampliar la divulgación o hacer un MBA para aumentar tu conocimiento.

3. Crea responsabilidades

Si delegas algunas responsabilidades al equipo, es más fácil obtener los resultados que anhelas. Un grupo de empleados que trabajan en diversas tareas sin la ayuda de un gestor, por lo general, no alcanzan los objetivos y tienden a desanimarse con el tiempo.

4. Reconstruye las prioridades (cuando sea necesario)

Partiendo de la idea de que nunca sabemos todo acerca de un proyecto antes de comenzar, es normal que algunas prioridades se hagan  innecesarias con el paso del tiempo. De la misma forma, otras necesidades pueden parecer más urgentes. Esto demuestra que es el momento de hacer un reajuste.

5. Calcula los costos

La matemática acostumbra a ser una gran aliada cuando se trata de decidir algo. Si tienes una de aquellas largas listas de prioridades que dejan todo aún más confuso, calcular el costo-beneficio de tus tareas puede ayudar a aclarar tus pensamientos.

Ahora que ya sabes cuál es la manera más inteligente de priorizar las tareas, sólo hay que poner en práctica estos conceptos: organizar tu agenda.