Las ventajas de contar con un pipeline para tu proyecto

Las empresas, cada vez más, necesitan definir estructuras de trabajo, planificaciones y optimizar los procesos de dirección y ejecución de sus proyectos. Seguir un roadmap definido y tener claros los tiempos, las responsabilidades y las fases en las que se encuentra cada proyecto con un pipeline, es vital para su éxito presente y futuro. En estos casos, contar con un pipeline se hace fundamental.

¿Qué fases tienen los proyectos?

Podemos dividirlos, de una manera simple, en dos fases:

• Planificación: Es el proceso de mover una idea, necesidad u oportunidad de negocio a un proyecto de manera oficial. También se llama fase de aprobación o de ingreso.
• Ejecución: Constaría de los procesos necesarios para asignar los recursos a los proyectos y gestionar el trabajo que está en proceso hasta su finalización y/o entrega.

¿Por qué es importante un pipeline?

Uno de los aspectos clave en un buen proceso de gestión de proyectos es contar con un “project pipeline” (inventario de proyectos). Esto ayuda enormemente a identificar el estado en el que se encuentra cada proyecto, en qué momento se han registrado y en qué momento se están ejecutando. Así como los recursos designados al mismo. De esta manera, en una sola herramienta, podremos gestionar todo lo relacionado con el mismo

Otra de las ventajas por las que es importante un pipeline es poder separar la aprobación de la ejecución. Normalmente en muchas organizaciones, aprobar un proyecto significa comenzar a ejecutarlo casi inmediatamente. Sin embargo con un sistema de backlog, puedes gestionar cuántos proyectos tienes pendientes de comenzar y asignar correctamente los recursos y tiempos que planifiques que necesites antes de su ejecución. Eso, a la hora de trabajar en ellos día a día mejorará los procesos y te ahorrará posibles constantes cambios o problemas de necesidad de personal.

También te ayuda a priorizar los proyectos más importantes, de manera que puedan ser asignados primero y acabarse con la urgencia necesaria. Esto evita problemas de gestión de tiempo ya que el trabajo con mayor importancia se ejecutará antes que otros menores.

Asignación de recursos efectiva

Si contamos con un pipeline, podremos enfocar los recursos humanos de una manera más eficiente. Y sobre todo, además de dotar a los trabajadores cualificados de responsabilidades adecuadas a su nivel, podrás controlar mejor el número de proyectos en el que trabajan para que se enfoquen en lo verdaderamente importante. Puede que esto te de la sensación de que haya menos proyectos activos al mismo tiempo, pero en realidad lo que posibilita es que todo se lleve a cabo en el marco de tiempo asignado. Recuerda que el valor de los proyectos siempre se recibe cuando finaliza, no cuando se inicia.

Optimizar tus procesos de planificación y ejecución ayuda a regular el flujo de trabajo y dota a la gerencia mayor capacidad para asegurar que el personal está ocupado pero no desbordado. El trabajo se termina más rápido y con mayor prioridad para los más importantes.