7 consejos a la hora de comprar software

En un mundo cada vez más conectado, más global, más inmediato y más social, las empresas – grandes y pequeñas – reconocen la necesidad de tener una operación integrada, una visibilidad de sus procesos internos y una relación más clara y estrecha con sus clientes. Empleados y directivos entienden que la diferencia entre el ver los resultados del mes pasado o poder estar “en línea” y en “tiempo real” puede convertirse en ventajas estratégicas para crecer en ventas y en satisfacción del cliente a la vez que controla y disminuye sus costos de operación. Logrando en ocasiones su eficacia al comprar software. Sin embargo, evaluar y comprar software es una de las actividades más complejas que hay para cualquier empresa en la actualidad. Por la diversa variedad de soluciones y proveedores disponibles en el mercado, las empresas deben enfrentarse a un cúmulo de alternativas y opciones como la “compra vs. El arrendamiento”, el “licenciamiento perpetuo vs. el pago por uso”, “la instalación local vs. La remota”. También la elección de múltiples opciones de modelos y métricas de licenciamiento, la homogeneización de conceptos técnicos y legales en el marco de unos requerimientos funcionales, el entendimiento de las prácticas comerciales y las políticas de licenciamiento de los diferentes fabricantes, el alcance de los contratos de soporte técnico, mantenimiento y actualización de software, etc., etc., que terminan convirtiendo cualquier proceso de evaluación, compra e implementación de software en un proyecto titánico.

Comprar software obsoleto

Tal vez por eso, y por los elevados montos de dinero asociados a una inversión al comprar software, es que en el grueso de las Pymes encontramos una especie de “pausa en el tiempo” en el que el software que se usa ha sido:

1. Desarrollado internamente por uno o varios de los ingenieros de la empresa.
2. Desarrollado hace muchos años, “parcheado” y “reparcheado” varias veces para incluir nuevas funcionalidades o requerimientos.
3. Construido sobre arquitecturas tecnológicas ya obsoletas y desconectadas del estado actual de la tecnología.

Es cierto que nadie conoce más las ventajas de su empresa como sus mismos empleados pero querer “inventar la rueda” en materia tecnológica, desarrollando internamente las soluciones informáticas que se utilizan en el día a día para el manejo de la operación es como querer diseñar y fabricar su propia maquinaria y como construir sus propios vehículos, en vez de utilizar las herramientas ya disponibles para ahorrar tiempo y dinero.  Al comprar software como el software POS Cloud, que consiste en reemplazar los sistemas tradicionales y facilita la toma de decisiones; o la adquisición de un software gratuito que ayuden al gerenciamiento empresarial. Todo consiste de la finalidad en los negocios, sus objetivos y el perfil al que vaya a ser implementado.

Aquí hay 7 consejos para tener en cuenta a la hora de comprar software

1.   Entienda bien qué es lo que necesita y acote el alcance del proyecto.

No caiga en la trampa de los “Yaques”: “Ya que estamos haciendo esto, por qué no ….” esto y por qué no lo otro. Esta es la frase favorita de los vendedores y una de las más peligrosas en un proyecto de evaluación, compra e implementación de software.

2.   No intente hacer un proyecto de tipo “Big Bang”.

Busque proyectos manejables, digeribles, rápidos y concisos que le permitan tener “quick wins” sobre los cuales capitalizar los beneficios obtenidos.

3.   Tenga claridad de cuánto es el Costo Total de Propiedad (TCO en inglés) de lo que está comprando.

No se quede en el valor de las licencias (y el “fabuloso” descuento excepcional que le están ofreciendo). Entienda el valor de los montos recurrentes, como soporte y mantenimiento, que tendrá que pagar en los siguientes años, los requerimientos de hardware y conectividad requeridos para que funcione el software que está evaluando, el costo de los entrenamientos para que sus empleados puedan utilizar y aprovechar las soluciones al máximo, el valor de la consultoría requerida para la implementación y sus costos asociados (tiquetes, alojamiento, comida) etc., etc.

4.   No se deje llevar por el nombre y la fama de algunos fabricantes al comprar software.

Recuerde que la revolución digital ha permitido la proliferación de soluciones de altísimo valor agregado a precios mucho más económicos que los de los grandes fabricantes.

5.   Entienda que el vendedor, tanto del fabricante como del canal o socio de negocio que lo acompaña, no están de su lado.

Y que su compensación está directamente asociada al monto vendido y no a su satisfacción como cliente o a lo exitoso del proyecto. Es raro encontrar un proveedor en el que quien vende y quien implementa sean el mismo o estén en el mismo equipo.

6.   Si no estamos hablando de software básico de infraestructura tecnológica.

Asegúrese que el proyecto no es un “proyecto de sistemas” y que las cabezas funcionales, financieras y tecnológicas de la organización entienden y participan activamente del proceso.

7.   Recuerde que cuando hablamos de una solución con impacto en áreas funcionales, lo más importante no es la tecnología sino el manejo del cambio.

Y que el éxito de comprar software se mide no sólo por los controles que ejerce el mismo sino por lo que este puede ofrecerle a cada uno de los empleados involucrados en su utilización.