Aprende a elaborar un buen modelo de comunicado
El departamento de comunicación de una empresa debe saber que el trabajo debe ser hecho tanto de forma externa como interna. Por eso, conocer cómo y a quién se comunica dentro del equipo es fundamental. Los memorandos aún se utilizan, pero la adaptación del modelo de comunicado conforme a las nuevas posibilidades tecnológicas trajo mejoras para las empresas.
La tecnología adaptó los memorandos internos
La tecnología adaptó los memorandos internos, lo que no significa que ellos desaparecieran. Lo que cambió fue la forma de elaboración del modelo de comunicado. Para el colombiano Andrés Aljure Saab, consultor en comunicación corporativa, el uso de cualquier herramienta de comunicación interna, inclusive los memorandos y comunicados, depende de las circunstancias. ‘No hay ningún medio de comunicación bueno o malo por sí mismo’, explica.
Sin embargo, Saab admite que, en función de las tecnologías de la información y comunicación, además de lo relacionado con temas ambientales, el tradicional modelo de comunicado de papel cayó en desuso. De acuerdo con el especialista, existen excepciones, como en ceremonias, cuando es necesario apoyo jurídico o cuando no hay herramientas tecnológicas a disposición.
Por lo tanto, actualmente, es preferible la utilización de los medios digitales y tecnológicos para elaborar un buen modelo de comunicado. Además de colaborar con cuestiones ambientales, se aumentan las oportunidades de que llegue el mensaje al empleado, pues es más fácil que lo lea en su correo que en un mural dentro de la empresa, por ejemplo.
Seis consejos para elaborar un buen modelo de comunicado
Al elaborar un memorando interno, el equipo o persona responsable debe tener una serie de cuidados, para que el mensaje sea transmitido de la mejor manera posible. Conoce a continuación seis consejos dados por Andrés Aljure Saab, consultor en comunicación corporativa.
- Asegúrate que conoces el destinatario o lector. Aquí se incluyen características como la educación, los intereses, el acceso a los medios de comunicación, la ubicación geográfica, la jerarquía, la disponibilidad, entre otros.
- Transmite un asunto o título claro y contundente.
- Asegúrate de que el contenido elaborado es capaz de responder a preguntas básicas como “qué”, “quién”, “cuándo”, “cómo”, “dónde” y “por qué”.
- Sé breve, directo y preciso, pero hazlo sin ser grosero y maleducado. Mientras más extenso es el comunicado, mayor será la posibilidad de que el contenido no se lea.
- Asegúrate de que el modelo del comunicado es apropiado a las circunstancias.
- Considera las limitaciones técnicas y legales, normas de identidad visual y parámetros previamente establecidos por el departamento de comunicación para herramientas con este propósito.
El modelo de comunicado tradicional, elaborado como un memorando de papel, está perdiendo espacio. En función de la facilidad ofrecida por las tecnologías, esta herramienta se adaptó a una nueva forma, pero mantuvo su utilidad. Es importante, en la elaboración, tener en cuenta la claridad del mensaje, además de responder a la preguntas principales.
