Atención Pymes: ¿Cómo impactan las nuevas normas ISO 9001 y 14001?

Emprendimiento

Esta nueva versión incluye numerosos cambios, el principal es que adapta la norma al nuevo contexto global.

Como estaba previsto, a finales de septiembre finalmente se publicó la nueva versión de las normas ISO 9001 y 14001 para sistemas de Gestión de Calidad y Gestión Ambiental respectivamente, luego de 3 largos años de revisión por especialistas de 95 países.

La norma ya tiene más de un millón de certificados en empresas de todo el mundo, que buscan demostrar a sus clientes que son confiables y pueden ofrecer un producto o un servicio de calidad de forma sostenible en el tiempo.

La principal queja de los empresas hacia la ISO 9001 era que requería demasiada documentación que muchas veces no resultaba realmente útil. Sobre todo generaba complicaciones a las organizaciones más pequeñas y a los nuevas startups tecnológicos donde los escenarios que se les plantean son altamente dinámicos y sus recursos limitados.

Los principales cambios en las normas ISO:

Formato: la estructura de la norma se cambió con el objeto de facilitar su integración con otras normas como la de medio ambiente ISO 14000 y la ISO 26000 de responsabilidad social. Las 8 cláusulas actuales se reemplazaran por 10. No hay nuevas categorías sino que están distribuidas en forma diferente. La estructura general se llama Anexo SL.
Terminología: Se incluyen cambios en la terminología también para alinearse con los otros estándares, para ello habrá un anexo específico, el anexo A.
Adaptación al nuevo contexto y las distintas organizaciones: de productos, de servicios, sin fines de lucro y organismos públicos. Busca ser más genérica y ser más fácilmente aplicable a servicios. Pone más énfasis en entender el contexto de la organización, y cómo este impacta en su sistema de calidad y la sustentabilidad de la organización en el tiempo. Para cumplimentar esta cláusula lo más conveniente es hacer un profundo análisis de Fortalezas y Debilidades internas, Amenazas y oportunidades externas (FODA) y también tener una herramienta de monitoreo periódico de resultados, como un Tablero de control
Riesgos: La versión anterior pedía acciones preventivas, en cambio la versión 2015 solicita una evaluación de riesgos del contexto, tanto para cuestiones negativas y positivas. La pyme puede utilizar el riesgo como una oportunidad de mejora, pero primero debe conocerlo.
Liderazgo: propone la idea de que el sistema de calidad y el ambiental deben gestionarse de manera estratégica desde la dirección y sostenerse con su compromiso.
Requisitos: la documentación específica requerida es menor: antes al menos había 8 documentos y 21 registros necesarios para certificar. Lo que se pretende ahora es que se cumplan los objetivos y las metas, más allá del método formal que se utilice.
Conocimiento organizacional: En la sección 7 se menciona que la organización debe determinar el conocimiento necesario para poder lograr la conformidad de sus productos y servicios. Se trata principalmente de mejorar la forma en que se accede al conocimiento, se mantiene y se protege. Por ejemplo, no sólo es importante tener una manual de instrucciones, sino asegurarse que sea útil, actual, que la gente que lo necesita pueda acceder al mismo y la que no debe no lo haga, y ver que otro tipo de información puede necesitar el empleado para llevar a cabo el servicio o desarrollar el producto.
Exclusiones: en la ISO 9001:2008 se especifica que algunos requisitos pueden excluirse si no aplican a la organización, como por ejemplo Diseño y Desarrollo. En la nueva versión no se detalla qué puede o no excluirse, queda a criterio de la organización siempre y cuando el requisito que no se tenga en cuenta no afecte la capacidad de la organización de producir el producto o servicio de forma consistente.
El manual de calidad ya no es un documento obligatorio.
El responsable de la dirección para calidad ya no es obligatorio.
Partes interesadas: ya no sólo se mencionan los proveedores y los clientes en la norma, sino también accionistas, distribuidores, consumidores, la comunidad y todo aquel que pueda verse impactado por la organización.
Comunicación: debe ser un proceso transversal a los demás, donde se promueva tanto la comunicación interna como la externa. Por ejemplo la política de calidad debe estar disponible para las partes interesadas en una web o una cartelera a la que cualquiera pueda acceder.
Los principios de gestión ya no son 8, sino que son 7: Foco en el cliente, liderazgo, compromiso de la gente, foco en los procesos, mejora, toma decisiones en base a hechos y gestión de las relaciones.
En cuanto a la 14001 específicamente esta versión se enfoca en hacer pensar a los empresarios en el ciclo de vida completo de sus productos, para asegurar que se proteja el medio ambiente desde el diseño de los mismos hasta su disposición final. Promueve también la implementación de proactiva de iniciativas para reducir los residuos, disminuir y controlar efectivamente la contaminación y gestionar los recursos de manera eficiente.

Para quienes ya estén certificados tienen hasta 2018 para actualizar su sistema a la versión 2015, y quienes no se animen a certificar la nueva, hasta marzo de 2017 se emitirán todavía certificados bajo la versión 2008, pero todos vencerán en septiembre de 2018. Un plan de gestión de los cambios puede ser útil, ya que toma tiempo implementar las modificaciones de manera radical.

¡No dejes para mañana lo que puedes certificar hoy! Tus clientes te lo agradecerán.