¿Cómo hacer procesos a prueba de errores en las pequeñas empresas?

Con este sistema de autoinspección, los mismos empleados que producen se convierten en inspectores de calidad. Foto: Creative Commons.
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En las Pymes y emprendimientos es fundamental la gestión eficiente de los costos. Las empresas, con el objetivo de controlarlos al máximo, pueden perder calidad (por comprar insumos y materiales de baja calidad o no tener los empleados suficientes) o implementar controles que pueden generar aún más costos y reducir la agilidad del proceso.

Una forma de reducir costos y al mismo tiempo incrementar controles es utilizar técnicas Poka-Yoke, que significa «a prueba de errores» en japonés, propias de la metodología Lean. La metodología Lean Manufacturing es una filosofía de trabajo, basada en la mejora y optimización de una organización focalizándose en identificar y eliminar todo tipo de “desperdicios”, o actividades que no agregan valor al cliente.

Esta metodología es comúnmente utilizada en la industria automotriz y en otros rubros de manufactura, pero es altamente aplicable a Pymes, por su simplicidad de implementación.

Gestión de costos a prueba de errores

La técnica Poka-Yoke en particular busca que el proceso tenga su propio autocontrol de calidad, de forma que, si existe una anormalidad durante el proceso, este se detenga, ya sea automática o manualmente por el personal, impidiendo que las piezas defectuosas avancen en el proceso.

Dado que sólo se producirán piezas con cero defectos, se minimiza el número de piezas defectuosas a reparar y la posibilidad de que éstas pasen a etapas posteriores del proceso.

Con este sistema de autoinspección o inspección “a prueba de errores”, los mismos empleados que producen se convierten en inspectores de calidad, por lo que reduce la cantidad de inspectores o personas que controlen el producto final. Las fases de inspección, si son necesarias, se realizan dentro de la misma línea y cada operario garantiza la calidad de su trabajo.

Los mecanismos Poka-Yoke se caracterizan por su simplicidad (pequeños dispositivos de acción inmediata, muchas veces sencillos y económicos), su eficacia (actúan por sí mismos, en cada acción repetitiva del proceso, con independencia del operario), son generalmente diseñados por los mismos empleados y tienen tres funciones contra los defectos: pararlos, controlarlos y avisar de ellos.

Estos mecanismos como mencioné, pueden utilizarse no sólo en plantas de manufactura sino también en servicios. Un ejemplo de Poka-Yoke está frente a nosotros todos los días, y es el formato de los enchufes. Los enchufes de 110 volt tienen las patitas paralelas, mientras que los de 220 volt las tienen en diagonal, esto reduce la posibilidad de que cometas el error de colocarlo donde no corresponda. La misma funcionalidad tienen las conexiones de los periféricos, que son diferentes entre sí para ayudar al usuario al momento de la instalación.

En servicios, un Poka Yoke conocido bien se encuentra en las planillas de Excel. Se pueden preestablecer formulas y condicionales que indiquen al usuario cuando un número supera determinado valor o cuando las celdas no contienen la información adecuada.

Muchas las bases de datos y sistemas ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) tienen formatos definidos que impiden que se ingresen letras en los lugares de fechas o montos, o avisan si los montos superan una cierta tolerancia.

En una fábrica puede prenderse una lámpara o semáforo si una máquina no está funcionando, si un producto no tiene la calidad deseada o si falta algún insumo. Los automóviles utilizan muchos mecanismos del estilo, como por ejemplo hacer un sonido si no se apagó la luz al bajar o no se colocó el cinturón de seguridad, y el cierre automático de puertas luego de encendido el motor.

Las check-list son también un excelente y económico mecanismo para evitar errores, ya que ayudan a controlar. Una empresa de servicio técnico por ejemplo utiliza listas de control para asegurar que su diagnóstico incluye todos los ítems necesarios.

¿Cómo se puede implementar en tu Pyme?

Los mecanismos Poka-Yoke  pueden ser de todos los estilos posibles, dependen de la creatividad del usuario, pueden colocarse en cualquier punto del proceso y sólo requieren tiempo durante su instalación. El objetivo es que ayuden al personal a reducir los errores identificándolos en el momento en que ocurren sin demandar inspecciones costosas.

El primer paso es capacitar a tus empleados respecto a la existencia de esta técnica y luego dedicar un tempo durante al capacitación a pensar situaciones de podría aplicarse. Cada empleado puede participar con ideas para mejorar el control de su propio proceso, reducir los errores que pasan al proceso siguiente y así incrementar el valor de la empresa y la calidad del producto final.

Espero te haya resultado útil y empieces a aplicarlo ya mismo en tu empresa, ¡Éxitos!

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