Descubre cómo solucionar problemas financieros con una simple planilla

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La planilla financiera es una herramienta muy utilizada por los empresarios. Su simplicidad y efectividad permiten que tanto un  trabajador autónomo como un gran empresario organicen la vida financiera y el flujo del negocio.

Ventajas diferenciales de la planilla

Los sistemas profesionales de gestión son una solución para empresas que tratan con un gran volumen de datos, que tienen muchos clientes y que operan en diversos mercados. En la mayor parte de los casos, sin embargo, la planilla es una solución muy conveniente. En comparación con aplicaciones complejas, sus principales ventajas son:

  • Control total: Los sistemas de gestión trabajan en general con fórmulas cerradas y protegidas. El empresario sólo carga los datos. En las planillas es diferente: tienes el control absoluto de las fórmulas, medios de cargar los datos y modo de funcionamiento.
  • Costo cero: Es difícil encontrar un costo más conveniente que el de las planillas: son gratuitas y perfectamente adaptables. Para implementarlas y comenzar a usarlas, el costo es cero y tampoco necesitas ni servidores, consultoría o curso de aprendizaje.
  • Integración simple: Cada sistema de gestión fue programado en un lenguaje específico y la mayoría no se preocupa con la comunicación externa o con otros programas. Por aceptar cualquier tipo de archivo, las planillas consiguen trabajar con prácticamente todos los tipos de sistema.
  • Lenguaje universal: Creado por Microsoft hace más de 30 años, el Excel se ha establecido en el mercado como una herramienta de uso empresarial. Funciona de manera básica, pero también admite fórmulas complejas. Esa es una de las razones de su éxito: difícilmente alguien que trabaje con datos no sabrá operar una planilla digital. Además, las fórmulas se pueden usar en  planillas electrónicas como las del Google.

Cómo usar la planilla a favor de tu empresa

Hay varias maneras de utilizar las planillas para mejorar el flujo de trabajo, controlar los resultados y la dinámica de la empresa. Se incluyen, entre las principales aplicaciones:

  • Organizar datos: Es la forma más simple de utilizar una planilla: organizar datos de diferentes fuentes para compararlos o simplemente reunirlos en un mismo lugar para procesarlas fácilmente.
  • Montar gráficos: Los gráficos son instrumentos fundamentales para mostrar el éxito o el fracaso de un proyecto. Muy comunes en presentaciones, los puedes elaborar a partir de planillas bien construidas.
  • Identificar tendencias: Al crear gráficos y comparar diferentes atributos se puede detectar el rumbo del negocio, identificando la caída estacional de la demanda, una baja en la productividad, etc.
  • Pautar reuniones: Los resultados organizados y obtenidos con la planilla te permitirán pautar reuniones de la empresa, orientando la atención a lo que realmente interesa, según lo que muestren los números.
  • Tomar decisiones: Tomar decisiones en función de las planillas es una rutina en la vida de los empresarios. Las planillas sirven como soporte al pensar sobre los rumbos del negocio, un nuevo contrato o el desempeño en el último año fiscal.
  • Flujo de caja: Elaborar el flujo de caja -valores recibidos y compromisos de pago- es una de las funciones más básicas y eficientes de las planillas para los pequeños empresarios. Es simple, gratuito y ayuda en la gestión financiera.

Los errores más comunes

El principal riesgo al adoptar la planilla como instrumento básico de organización es la vulnerabilidad ante fallas, ya que los datos se actualizan constantemente y son varios los empleados que usan esas planillas.

En general, pocas personas en la empresa son capaces de construir modelos complejos con fórmulas interconectadas. Así, es más difícil entender cuando los resultados están más allá de lo esperado. Entre los errores más comunes, se pueden citar:

  • Dividir valores por cero.
  • Colocar valores inadecuados en las funciones.
  • Error al digitar el nombre de las funciones.
  • Error en los intervalos de una fórmula.
  • Insertar texto cuando la fórmula exige números.
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