Eficiencia: un organigrama bien planificado mejora los procesos de tu empresa

Definir la función de cada cargo, quién se reporta o se subordina a quién es esencial para mejorar la eficiencia. Foto: iStock, Getty Images
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Un organigrama es una representación gráfica de la jerarquía de una organización. Tiene como objetivo demostrar cuál es el cargo responsable de cada área de la empresa, a quién está subordinado y quién debe reportarse allí. Un organigrama bien estructurado ayuda a mejorar la eficacia de la gestión y, consecuentemente, los resultados.

Celia Spangher, directora de Gestión de Talento de Maxim Consultores Asociados, explica que el organigrama es una fotografía de la organización. “Debe ser dinámico y suficiente para acomodar eventuales necesidades de crecimiento, e incluso de reducción”, dice.

En su opinión un organigrama bien realizado permite que los empleados comprendan y visualicen su rol en la organización y qué se espera de cada uno. “Para esto, no basta con un organigrama bien hecho, sino que es necesaria una descripción de los cargos y su respectivo plan de carrera”.

Mejorar la eficiencia de este instrumento consiste en pensar lo que cada función representa dentro de la empresa y no intentar acomodar el cargo a la persona que lo ocupa. Caso contrario, la organización corre el riesgo de depender de un único empleado y tener problemas cuando sea necesario sustituirlo.

Organigrama defectuoso = problemas de eficiencia

Celia Spangher afirma que un factor que disminuye la eficiencia de cualquier negocio es buscar crecimiento sin planificación, sin evaluar cuestiones como el retorno de inversión, la adecuación al ritmo de la carga laboral y la contratación de más personal. “El agua sube y el empresario reacciona, en lugar de evaluar preliminarmente lo que debe hacerse”, dice.

La directora explica que por este motivo es esencial enfocarse en una planificación de los procesos. “Si los procesos sufren una evaluación constante y mejora continua, será posible crecer ordenadamente, sin crear “pujas” dentro de la organización y eliminar la cultura de “apagar el incendio”, afirma.

De acuerdo con el profesor Gretz, conferencista del área de recursos humanos, otro problema ocurre cuando no queda claro dentro de una empresa a quién deben reportarse los empleados de cada área. “El empleado tiene un problema y piensa en hablar con el gerente, pero quien resuelve es el director. Habla con el director, pero el gerente se enfada porque pasaron por encima de él. Es necesario que el organigrama sea claro y difundido”, dice Gretz.

Menos jerarquías, más eficiencia

Un organigrama bien elaborado mejora la eficiencia de la empresa, pero es necesario tomar recaudos con respecto a la información importante, para que no se pierda en medio de la jerarquía. “El liderazgo debe tener un mecanismo para conocer qué ocurre debajo”, afirma Gretz.

Para esto no deben crearse demasiadas capas de jerarquía dentro de una empresa. “El organigrama debe ser más corto, para que existan menos cargos intermedios porque tiene un costo muy elevado. Es mejor disminuir el organigrama y tener un director, un gerente y un encargado directo, para no crear un cargo de supervisor”, recomienda.

Gretz asegura que cuanto más grande es la estructura de una empresa, más difícil será que funcione. “Cuanto más rápido se llega a quien toma las decisiones, más ágil es la empresa”, afirma.

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