Sistema administrativo empresarial: conoce sus ventajas y cómo escogerlo

La posibilidad de personalizar es uno de los principales criterios para escoger un sistema de gestión  empresarial. Foto: iStock, Getty Images
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Optar por un sistema administrativo para gestionar la empresa puede traer beneficios en el mediano y  largo plazo: del control del flujo de caja al relacionamiento con los clientes, los procesos tienden a ser más simples cuando son automatizados. Pero es preciso prestar atención para hacer la elección correcta y no desperdiciar dinero.

El sistema administrativo permite automatizar procesos

Para mejorar la gestión  de tu empresa, es preciso prestar atención a dos tipos de sistemas principales: el ERP (sigla en inglés para Planificación de Recursos Empresariales) y el CRM (sigla en inglés para Gestión de Relacionamiento con el Cliente):

Enterprise Resource Planning (ERP)

Hablando de forma simple, el ERP ayuda a calcular cuántos recursos (materia prima, insumos, etc.) son necesarios para la ejecución de las actividades de la empresa en determinado periodo. De esta forma, es posible controlar los costos y analizar la marcha de los proyectos.

Customer Relationship Management (CRM)

Por otro lado, el CRM cumple el papel de registrar todos los contactos de la empresa con tus clientes. Este sistema administrativo almacena informaciones como la última compra realizada y el volumen comercializado a lo largo de un determinado tiempo, entre otros hábitos del consumidor. Por medio de este, es posible fortalecer el relacionamiento con los clientes y evaluar el desempeño de los vendedores.

Entre las ventajas de adoptar sistemas administrativos para hacer la gestión  de la empresa, podemos citar:

  • Facilitar el reconocimiento de los problemas.
  • Automatizar procesos.
  • Mejorar la planificación  del ciclo de vida de los productos.
  • Centralizar el control y la gestión.
  • Evitar situaciones de calamidad  operacional.
  • Permitir una visión amplia de la empresa.
  • Garantizar la fluidez  y la armonía de los procesos.
  • Reducir costos y mejorar la productividad.
  • Fortalecer la gestión enfocada en el largo plazo.

Cómo escoger el sistema administrativo ideal

Ahora que ya estás convencido de la importancia de adoptar un sistema de gestión  en tu empresa, llegó la hora de entender cómo escoger la mejor opción. Si ignoras los principales criterios, correrás el riesgo de desperdiciar dinero o de contratar un servicio que no cumple con tus necesidades.

De acuerdo con el consultor empresarial Jeremy Marsan, en un artículo del portal Fits Small Business, es fundamental encontrar un sistema que cumpla los requisitos deseados, sin adoptar un proceso demasiado complejo.

“Si tu sistema es muy complicado, es probable que tus trabajadores rechacen la innovación, sin dejar los antiguos métodos. Además, mientras más completo es el sistema, más caro será y más tiempo necesitarás para aprender a operarlo”, argumenta.

Básicamente, tu tarea consiste en evaluar los recursos técnicos que se necesitan y el precio de cada sistema. En otras palabras, la misión es encontrar el mejor costo-beneficio para tus necesidades.

Una de las primeras decisiones es el local en el que el sistema será instalado. Si no quieres ocupar memoria interna, puedes recurrir a sistemas almacenados en la nube, lo que ahorra recursos y también permite la asistencia técnica remota; la disponibilidad de soporte es otro criterio importante para escoger el sistema administrativo.

Después, es preciso prestar atención al tema de la seguridad. El sistema administrativo debe ser tan robusto como sea posible, presentando el mínimo de vulnerabilidades. Además de esto, debe ofrecer recursos como backups periódicos y garantizar el sigilo de la información.

Otro criterio importante para analizar en este momento es la posibilidad de personalizar. Mientras más adaptable sea el sistema a las necesidades de tu empresa, mejor, ya que no necesitarás pagar por lo que no usas y podrás trabajar de forma simplificada.

Lo que nos lleva al último criterio de esta lista: vale la pena prestar atención a la simplicidad y a la facilidad de operación. Nadie quiere implementar un sistema complejo y de difícil aprendizaje, pues como observamos antes, puede tener un efecto negativo entre los trabajadores.

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