Plan de acción  5W2H: cómo mejorar la productividad de la empresa

La productividad es una obsesión de pequeños y medianos empresarios. Ya sea para reducir costos o mejorar el lucro, la gestión calificada garantiza la sostenibilidad financiera de las empresas. El plan de acción 5W2H puede resultar una herramienta muy útil para ese propósito.

Más que una herramienta de gestión, el plan de acción 5W2H funciona como un checklist para resolver temas fundamentales en el rendimiento de la empresa. Sus resultados se pueden ver en el aumento de la productividad. Conoce cómo implementar el recurso en tu empresa.

El plan de acción 5W2H y la productividad

La sigla podría sugerir que 5W2H es algo complejo, pero no es así. De hecho, el término se refiere a las siglas en inglés de las siguientes siete directrices básicas para la ejecución de una tarea:

5W

• What: ¿Qué hay que hacer? En términos claros y específicos.
• Why: ¿Por qué? ¿Cuál es la importancia y en que resultará?
• Where: ¿Dónde? ¿En qué lugar? ¿Online u offline?
• When: ¿Cuándo? ¿En qué fecha? ¿Por cuánto tiempo?
• Who: ¿Por quién? ¿Quiénes son las personas responsables y quiénes participan?

2H

• How: ¿Cómo se realizará la tarea? ¿Con cuál metodología? ¿Con cuáles procesos?
• How much: ¿Cuánto va a costar? ¿Cuál es el presupuesto para el proyecto?

Como se ve, la principal virtud del plan de acción 5W2H es responder todas las dudas que puedan existir acerca de una tarea. Esta transparencia permite que todas las personas entiendan el proceso desde un punto de vista general. Ello facilita la percepción del grupo y favorece un control amplio y descentralizado de las acciones.

Imagina, por ejemplo, una empresa que debe ejecutar una acción relevante y multidisciplinaria, pero que trabaja de forma individualizada y segmentada. Yo no sé lo que haces tú y tú tampoco conoces mi función. Aunque mi tarea dependa de la tuya, no hay transparencia en los procesos. Así es difícil monitorear la actividad y permitir que el equipo trabaje en conjunto para alcanzar los resultados.

Cómo implementar el plan de acción 5W2H

El plan de acción 5W2H sirve para cualquier tarea de tu empresa y también para tu vida personal, pues no es específico y considera los proyectos desde un punto de vista amplio.

Entre las tareas de tu empresa a las que puedes aplicar este plan podemos citar:

• Planificación para aumentar el lucro.
• Planificación para crecer y conquistar más clientes.
• Reclutamiento de talentos.
• Realización de un servicio específico para el cliente.

Por último, vale recordar que el plan de acción 5W2H no es la única alternativa para mejorar la gestión de la empresa y la productividad de los empleados. Se aconseja implementarlo de forma gradual y evaluar los resultados antes de aplicarlo en todas las subdivisiones de la compañía.

Dependiendo de la cultura organizacional y del perfil de los empleados, el plan de acción podría no ser bien aceptado y, consecuentemente, no presentar los resultados buscados. Con la prudencia de una implementación gradual, evitas un alto impacto.